Eigene Felder für ihre Fahrzeugdaten hinterlegen

Check&Drive kommt mit einer Fülle von vordefinierten Feldern für Fahrzeugeigenschaften, geordnet in Kategorien und gefüllt mit entsprechenden Werten innerhalb dieser Kategorie.

Hier ein Beispiel für die Eigenschaften unter „Reifen und Felgen“:
Fahrzeugeigenschaften Reifen und Felgen

Ein besonderes Merkmal von Check&Drive ist nun die Vielseitigkeit, mit der sich diese Fahrzeugeigenschaften durch eigene Werte erweitern lassen. Es lassen sich praktisch unbegrenzt eigenen Kategorien erstellen und mit beliebigen eigenen Werten füllen.

Angenommen sie möchten jetzt drei eigene Felder in der Kategorie „Reifen und Felgen“ erstellen, nämlich die folgenden Felder:

  • „Profiltiefe“ – Die Profiltiefe gemessen in mm
  • „Profiltiefe gemessen am“ – Das Datum an dem die Profiltiefe gemessen wurde.
  • „Runderneuert“ – Ein Ja/Nein Feld, das aussagt, ob es sich bei den Reifen um runderneuerte handelt.

Öffnen sie hierzu den Dialog „Fahrzeugeigenschaften erweitern“ durch Klick auf den folgenden Button:
Fahrzeugeigenschaften erweitern

Es öffnet sich nun der Dialog und die Kategorie „Reifen und Felgen“ ist bereits ausgewählt. Klicken sie jetzt auf „Neuer Datensatz“:

Fahrzeugdaten erweitern neuer Datensatz

Geben sie nun in das Feld „Eigenschaft“ die Bezeichnung „Profiltiefe“ ein. Als gute Praxis hat es sich erwiesen, wenn sie bei numerischen Werten die Einheit in eckige Klammern hinter die Eigenschaften schreiben (hier [mm]). Als Typ wählen sie „Wert“ für numerischen Wert und als Maske „0.0“, damit der Wert mit Nachkommastellen formatiert wird.

Eigene Fahrzeugwerte hinzufügen

Klicken sie anschließend auf den Haken, damit die Eigenschaft gespeichert wird.

Wiederholen sie den Vorgang nun für die Eigenschaften „Profiltiefe gemessan am“ und „Runderneuert“. Als Typ wählen sie hier dann entsprechend „Datum“ und „Ja/Nein“. Das Feld „Maske“ kann leer bleiben, denn es gilt nur für den Feldtyp „Wert“.

Schließen sie nun den Dialog und übernehmen sie die Felder für das aktuelle Fahrzeug:

Eigene Fahrzeugwerte übernehmen

Fertig !

Auf diese Weise können sie die Datenbank beliebig erweitern und nicht nur eigene Werte hinterlegen, sondern auch neue Kategorien erstellen, die dann als eigener Reiter auf der rechten Seite angezeigt werden.

Mit Wartungsvorlagen geht alles schneller

Es gibt Wartungsarbeiten und -Intervalle die unterscheiden sich von Fahrzeug zu Fahrzeug oft nur durch Kleinigkeiten. So benötigt jeder Wagen in der Regel gelegentlich einen Ölwechsel oder die Zündkerzen/Glühkerzen müssen getauscht werden. Oder auch bestimmte Prüfpositionen die praktische bei jedem Fahrzeug durchgeführt werden müssen, wie die Kontrolle der Bremsbeläge, der Beleuchtung und Allgemeinen elektrischen Anlage, des Reifenprofils, usw.

Damit für diese Arbeiten nicht immer wieder z.B. neue Wartungspläne manuell erstellt werden müssen, lassen sich mit den Wartungsvorlagen Pläne für immer wieder verwendete Arbeiten definieren, die mit einer einfachen Mausbewegung auf jedes Fahrzeug angewendet werden können.

Hier mal ein Beispielfoto einer Wartungsplanvorlage:

Vorlage für einen Wartungsplan

Beispiel Wartungsplanvorlage für allgemeine Arbeiten

Diese Vorlage können wir nun, nach Klick auf ‚Ok‘ einfach mit der Maus auf den Wartungsplanordner eines Fahrzeuges ziehen und dort fallen lassen, fertig !

Alternativ können wir auch den ganzen Vorlagenordner auf ein einzelnes Fahrzeug oder sogar eine ganze Fahrzeuggruppe ziehen.

Die Zuweisung funktioniert übrigens auch in die andere Richtung: Sie können den Wartungsplan eines Fahrzeugs einfach als Vorlage verwenden. Hierzu ziehen sie den Wartungsplan einfach aus dem Ordner des Fahrzeugs in den gewünschten Vorlagenordner. Dort wird dann eine Kopie des Plans als Vorlage angelegt.

Wir sehen, mit den Vorlagen lässt sich mit ein wenig Planung und Organisation eine Menge Zeit einsparen.

Viele neue Fahrzeuge anlegen. Einfach und schnell…

Sie kennen das vielleicht: Ein Schwung neuer Fahrzeuge wurde beschafft und soll nun in die Software eingepflegt werden. Nervtötende Routinearbeit steht bevor. Jedes Fahrzeug einzeln erfassen, die Ausstattungsdaten eintragen, Versicherungsdaten hinterlegen, Wartungspläne festlegen und zuweisen, usw.

Wie gut, dass sie die Eingaben mit Check&Drive nur einmal erledigen müssen. Hier zeigen wir Ihnen wie einfach das geht !

Erstellen sie zuerst eine neue Fahrzeuggruppe mit der Bezeichnung „Neuanschaffungen“. Wählen Sie hierzu den Ordner „Fahrzeuge“ und klicken sie auf „Neu“:

Neue Fahrzeuggruppe anlegen

Nun klicken Sie links in der Baumansicht auf die soeben erstellte Fahrzeuggruppe „Neuanschaffungen“ und klicken nochmal wie oben auf „Neu…“.

Nun haben sie ein neues Fahrzeug erstellt, das sozusagen als Vorlage für die weiteren Fahrzeuge dienen soll. Als Name geben wir dem Fahrzeug hier einfach die Bezeichnung „Neuwagen“. Das ganze sieht dann in etwa so aus:

Neues-Fahrzeug -angelegt

Nun wollen wir die Eigenschaften des Fahrzeugs festlegen. Klicken sie hierzu auf das Fahrzeug und wählen sie in der Eigenschaften-Leiste (ganz rechts), welche Eigenschaften für das Fahrzeug übernommen werden sollen. Dies geht ganz einfach in drei Schritten.

Wählen sie zuerst die gewünschte Kategorie, hier als Beispiel „Ausstattung“, und dann:

  1. Auf den Schalter klicken
  2. Den Haken bei den Eigenschaften setzen die übernommen werden sollen
  3. Auf „Hinzufügen..“ klicken
Fahrzeugeigenschaften auswählen

Fahrzeugeigenschaften auswählen

Wählen Sie jetzt nach diesem Muster die übrigen gewünschten Kategorien aus und tragen sie nach Bedarf auf der rechten Seite auch schon Werte ein. Die Werte werden später dann für die übrigen Fahrzeuge ebenfalls übernommen und brauchen nicht noch einmal erfasst werden.

Tipp !
Je mehr gleichartige Fahrzeuge sie auf einmal erfassen, desto mehr Felder können sie an dieser Stelle bereits mit Werten füllen. Erfassen Sie also Fahrzeuge am besten in gleichartigen Gruppen, z.B. nach den Kriterien „Hersteller/Modell/Typ“.

Wenn sie alle Felder ausgewählt und auch schon Werte eingetragen haben, können sie das Fahrzeug vervielfältigen. Mit dieser Funktion werden alle Eigenschaften des Fahrzeugs übernommen und eine beliebige Anzahl Kopien des Fahrzeugs erstellt.

Klicken sie hierzu mit der rechten Maustaste in der Baumansicht auf das Fahrzeug „Neuwagen“ und wählen sie aus dem Menü „Fahrzeug vervielfältigen…“:

Kontextmenue Bamansicht

Nun können Sie wählen wie viele neue Fahrzeuge erstellt werden sollen. Wenn das Optionsfeld „Erweitert“ gewählt wird, dann werden alle Fahrzeugeigenschaften die wir oben festgelegt haben ebenfalls kopiert.

Fahrzeug vervielfältigen

Nach Klick auf „Ok“ haben wir nun 5 Kopien unseres Fahrzeugs erstellt und das ganze sollte in etwa folgendermaßen aussehen:

Fahrzeugneuanschaffungen